Kontrollbalansräkning – när den borde ha gjorts tidigare
Kontrollbalansräkning – när den borde ha gjorts tidigare är ett vanligt problem i bolag där förluster byggs upp över tid. När kontrollbalansräkningen görs för sent minskar handlingsutrymmet och riskerna ökar. Många styrelser väntar med att upprätta kontrollbalansräkning eftersom man litar på bokföringen, trots att lagen kräver en försiktig och självständig bedömning av bolagets ekonomiska ställning.
På den här sidan visar vi ett typiskt case: KBR borde ha gjorts tidigare, men upprättades först när handlingsutrymmet redan var begränsat.
Utgångsläge
Bolaget visade underskott som förvärrades månad för månad. Styrelsen följde resultatrapport och balansrapport men utgick från att:
“Det löser sig när försäljningen tar fart”
“Vi gör bokslut senare – då ser vi hur det ligger till”
“Bokföringen visar ju det egna kapitalet”
Samtidigt fanns flera tydliga varningssignaler:
återkommande förluster
osäkra tillgångsvärden (lager, kundfordringar)
ökande leverantörsskulder och/eller skatteskulder
likviditetspress och sena betalningar
Ingen kontrollbalansräkning upprättades.
Vanliga tecken på kapitalbrist inför kontrollbalansräkning
Kontrollbalansräkningen är ett styrelseverktyg för att bedöma om det egna kapitalet är förbrukat (helt eller delvis) och om bolaget måste vidta formella åtgärder.
Det vanligaste felet vi ser är att man:
kopierar bokföringen och kallar det “kontrollbalansräkning”.
Men en korrekt KBR innebär ofta att bokförda värden justeras ned när man gör en försiktig bedömning. Då kan kapitalbristen visa sig tidigare än vad bokföringen antyder.
Kontrollbalansräkningen är inte bara ett formellt dokument, utan ett avgörande verktyg för att avgöra om bolaget kan fortsätta sin verksamhet utan att ansvar uppstår. När kontrollbalansräkning inte upprättas i tid, eller när den baseras på alltför optimistiska värderingar, riskerar bolaget att fortsätta driften trots att det egna kapitalet i praktiken redan är förbrukat.
En vanlig missuppfattning är att ansvaret enbart vilar på ordinarie styrelseledamöter. Enligt aktiebolagslagen kan dock ansvar i vissa situationer även omfatta suppleanter och ledande befattningshavare, om de haft insyn, faktisk påverkan eller deltagit i beslut som inneburit att bolaget fortsatt driften utan att lagens krav uppfyllts.
Det är därför avgörande att kontrollbalansräkningen upprättas i rätt tid, med en försiktig och självständig bedömning av tillgångarnas verkliga värde – inte genom att okritiskt utgå från bokföringen.
Läs mer om: Krisstöd och Åtgärdsplaner.
Faktaruta: Vem kan omfattas av ansvar vid kapitalbrist?
Vid misstänkt kapitalbrist är det inte enbart ordinarie styrelseledamöter som kan omfattas av ansvar. Enligt aktiebolagslagen kan även andra personer bli ansvariga om kontrollbalansräkning inte upprättas i tid eller om bolaget fortsätter driften i strid med lagens krav.
Ansvar kan i vissa situationer omfatta:
Ordinarie styrelseledamöter
Styrelsesuppleanter, om de trätt in eller haft faktisk insyn och påverkan
Ledande befattningshavare (t.ex. VD eller ekonomiansvarig) om de haft ett reellt inflytande över beslut eller fortsatt drift
Avgörande är inte formell titel, utan faktisk roll, insyn och handlande i bolaget.
Läs mer om: Styrelsens, suppleanters och ledande befattningshavares ansvar enligt aktiebolagslagen
Analys
När vi går igenom ett bolag i det här läget tittar vi typiskt på:
Kundfordringar: är de betalda i tid, finns tvister, finns kreditförluster?
Lager: kan det verkligen säljas till bokfört värde, finns inkurans?
Pågående arbeten / projekt: finns täckning, finns efterkalkyl som håller?
Skulder: leverantörer, skatt, lån – och om betalningsplaner hålls
Likviditet: kassaflöde, framtida åtaganden och när pengarna faktiskt kommer in
Syftet är inte att “hitta fel” – utan att skapa en realistisk och försiktig bild av bolagets ställning, så att styrelsen kan fatta beslut i tid.
Syftet med analysen är att avgöra om kontrollbalansräkning ska upprättas och om det egna kapitalet riskerar att vara förbrukat.
Åtgärd
I det här caset upprättades kontrollbalansräkningen först när pressen ökade och bolaget behövde “få svart på vitt”.
När KBR togs fram gjordes bland annat:
nedskrivning av lager till försiktigt värde
justering av kundfordringar (osäkra fordringar rensades/bedömdes)
borttag av tillgångar som saknade reellt värde i det korta perspektivet
Resultatet blev tydligt:
Det egna kapitalet var förbrukat – och det hade sannolikt varit det redan flera månader tidigare.
Läs mer om att :Upprätta kontrollbalansräkning
Resultat
Konsekvensen av en sen kontrollbalansräkning blir ofta att:
handlingsutrymmet minskar kraftigt
förhandlingsläge mot leverantörer, bank och Skatteverket försämras
möjligheten till ordnade åtgärder (t.ex. kapitaltillskott eller strukturerad plan) blir sämre
risken för personligt betalningsansvar ökar om formalia missas
I praktiken: när KBR görs för sent försvinner ofta de “enkla” alternativen – och kvar blir ett stressat läge med färre verktyg.
Slutsats
Kontrollbalansräkningen ska inte vara en sista-minuten-åtgärd. Den är ett sätt att:
vinna tid
skapa alternativ
minska risk
fatta beslut på korrekt underlag
Styrelsen ansvarar alltid, även om redovisningen sköts externt. Att vänta för länge är ett av de dyraste misstagen ett bolag kan göra i en nedgång
Enligt aktiebolagslagen kan ansvar uppstå inte bara för ordinarie styrelseledamöter, utan även för suppleanter och i vissa fall ledande befattningshavare om kontrollbalansräkning inte upprättas i tid och åtgärder uteblir, se styrelsens, suppleanters och ledande befattningshavares ansvar enligt aktiebolagslagen.
Läs mer om: Styrelsens, suppleanters och ledande befattningshavares ansvar enligt aktiebolagslagen
Vanliga tecken på misstänkt kapitalbrist
Om ni känner igen er i två eller fler punkter nedan bör ni agera direkt:
återkommande underskott i flera månader
likviditetsproblem eller sena betalningar
osäkert lager eller ökande kundfordringar
ökande leverantörsskulder och/eller skatteskulder
“vi måste bara ta oss igenom den här månaden”
Så hjälper Ekoakuten
Vi hjälper styrelser och företagsledningar att snabbt skapa kontroll och ta fram ett beslutunderlag som håller.
Detta ingår normalt i ett uppdrag:
snabb genomgång av ekonomi och riskpunkter
bedömning av kapitalbrist (inkl. underlag för KBR vid behov)
åtgärdsplan 30–90 dagar (likviditet, skulder, prioriteringar)
stöd i dialog med bank, Skatteverket och leverantörer
Målet: att ni ska kunna agera tidigt – innan alternativen försvinner.
.
Vill du bolla ert läge?
Om du vill veta om det är dags för kontrollbalansräkning, eller om du behöver ett snabbt beslutsunderlag:
Kontakta oss – så tar vi en första genomgång.
(Kort möte, rakt på sak, fokus på åtgärder.)
